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PODCAST

OfficeTalk

Martina Lankes - Virtuelles Office Management

Effizienter Büroalltag für Selbstständige – dein Podcast von Martina Lankes, selbstständige Bürodienstleisterin seit 2008. Ich gebe dir kurze, knackige Tipps, damit du mehr Zeit für dich und dein Business hast. Mehr auf bueroservice-lankes.de.

business management

All Episodes

00:13:42

#71 | SeaTable, MeisterTask und Make: Das DreamTeam...

OfficeTalk ·

2025/03/12

In dieser Folge nehme ich dich mit hinter die Kulissen und zeige dir, wie ich als virtuelle Office Managerin mit SeaTable, MeisterTask und Make für mich und mein Unternehmen nutze.Ich jongliere täglich mit Kundenanfragen, Projekten, Content und Buchhaltung – und das alles digital und strukturiert.Du erfährst, wie dieses Dreamteam an Tools auch deine Büroorganisation optimieren und dir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben schenken kann.Und nun: Viel Spaß beim Zuhören und

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00:21:02

#70 | Chaos im Büro? Nicht mit mir! Meine Geheimwaffe...

OfficeTalk ·

2025/02/25

In dieser Folge dreht sich alles um mein Lieblings-Tool, MeisterTask. Ein Tool, das auch deinen Büroalltag verändern kann.Ich verrate dir, wie du mit intelligenten Workflows und cleveren Automatisierungen deine Produktivität erhöhen, Fehlerquellen minimieren kannst, um wieder Zeit für die Dinge zu haben, die dir wirklich am Herzen liegen. Einblick, wofür ich das Tool nutze und wie du damit beginnen kannst, deine Büroorganisatin zu optimieren und zu strukturieren.Selbstverständlich kannst du

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00:17:33

#69 | Ordnung, Struktur und Sauberkeit mit der...

OfficeTalk ·

2025/02/12

In dieser Folge von Office-Talk geht es um die 5S-Methode – ein japanisches Ordnungssystem, mit dem du sowohl deinen Schreibtisch als auch deinen digitalen Arbeitsplatz in den Griff bekommen kannst.Ich erkläre dir Schritt für Schritt, wie du die 5S-Methode anwendest und welche Vorteile sie dir bringt. Du erfährst, wie du mit Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke für mehr Ordnung und Sauberkeit sorgst und so Zeit, Nerven und letztendlich auch Geld sparst.Außerdem gebe ich dir

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00:14:12

#68 | Schluss mit dem Zettelchaos: So digitalisierst...

OfficeTalk ·

2025/01/29

Kennst Du das? Du suchst dringend eine Rechnung, aber der Papierstapel auf Deinem Schreibtisch türmt sich bedrohlich auf? Schluss mit der Zettelwirtschaft!In diesem Podcast erfährst Du, wie du deine Ablage in 5 einfachen Schritten digitalisierst und dem Papierchaos ein Ende setzt.Ich zeige dir, wie Du:Bestandsaufnahme machst: Was darf bleiben, was kann gehen?Die richtige Ausstattung findest: Scanner und SoftwareEine digitale Ordnerstruktur erstellst: Ordnung ist das halbe LebenDokumente

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00:12:04

#67 | Auftragsverwaltung mit MeisterTask

OfficeTalk ·

2025/01/15

In meinem Alltag als virtuelle Office Managerin jongliere ich mit einer Fülle von unterschiedlichen Aufgaben und Aufträgen. Jeder Kunde hat individuelle Anforderungen, Deadlines müssen eingehalten werden, und die Kommunikation mit meinen Auftraggebern, meiner Assistentin und Freelancern ist essenziell. Um bei diesem komplexen Arbeitsalltag nicht den Überblick zu verlieren, ist eine effiziente Organisation unverzichtbar.In dieser Podcast-Episode erfährst Du kurz und knapp an einem konkreten

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00:14:56

#66 | Eine digitale Büroorganisation schafft Struktur...

OfficeTalk ·

2024/12/11

Fühlst Du Dich manchmal von Bergen an Papier und einem chaotischen Schreibtisch überwältigt? Sehnst Du Dich nach mehr Struktur und Effizienz in Deinem Arbeitsalltag? Dann ist diese Episode genau das Richtige für Dich!Wir tauchen gemeinsam ein in die Welt der digitalen Büroorganisation und Du erfährst in kurzer und knapper Form, wie Du Dein Business mit einfachen Mitteln digitalisieren kannst.Erfahre, welche Vorteile Dir eine digitale Büroorganisation bietet, von ortsunabhängigem Arbeiten

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00:16:31

#65 - Mein Fazit zur E-Rechnung: Eine Chance für...

OfficeTalk ·

2024/11/27

In dieser Folge beschäftige ich mich mit der Einführung der E-Rechnung zum 1. Januar 2025 und den damit verbundenen Chancen für Selbstständige und kleine Unternehmen wie Dich. Viele Unternehmer haben Bedenken, was die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung betrifft – doch ich räume mit diesen Ängsten auf und zeige Dir, warum die E-Rechnung eine echte Chance für Dein Business ist!Du erfährst, welche Vorteile die E-Rechnung für Dich bietet, z.B. Zeitersparnis, Fehlerreduzierung,

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00:16:12

#64 | Mit Vorlagen und Checklisten effektiv arbeiten

OfficeTalk ·

2024/11/13

Mit jeder neuen E-Mail, jedem neuen Projekt, aber auch jeder Rechnung oder jedem Blogbeitrag startet ein neuer Prozess. Wenn es sich nun um eine Aufgabe handelt, die sich zwar immer wiederholt, aber vielleicht nur ein- bis zweimal im Monat, musst Du jedes Mal wieder überlegen, was nun zu tun ist.Um mir die Arbeit zu erleichtern, nutze ich Checklisten und Vorlagen. Wofür Du Checklisten verwenden kannst und welche Vorteile sie haben, das wollen wir uns in dieser Podcast-Episode einmal genauer

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00:14:41

#63 | Kleine Änderungen, großer Effekt: Mit...

OfficeTalk ·

2024/10/30

Weißt Du eigentlich, wie oft Du kleine Copy & Paste-Aufgaben täglich wiederholst? Hast Du Dir schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Zeit Du für diese Mini-Aufgaben jeden Tag benötigst? Ehrlich gesagt: Da kommt ganz schön was zusammen.Da wir aber als Soloselbstständige oder Unternehmer mit nur wenigen Mitarbeitern alle nur zwei Hände und 24 Stunden pro Tag zur Verfügung haben, habe ich lange überlegt, wie ich diese Mini-Aufgaben loswerden könnte - und ich bin noch dabei, immer

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00:13:44

#62 | Der #62 | Herbst ist da: Warum Du Dich jetzt...

OfficeTalk ·

2024/10/16

Der Herbst ist da und das Jahresende rückt unaufhaltsam näher. Damit Du die letzten Monate des Jahres so entspannt wie möglich angehen kannst und nicht in Arbeit untergehst, solltest Du spätestens jetztmit der Planung beginnen.In dieser Episode gebe ich Dir praktische Tipps und Denkanstöße, wie du Deinen Büroalltag im letzten Quartal organisieren und Stress vermeiden kannst. Von der Analyse Deiner Geschäftsziele bis hin zur Planung der Weihnachtsfeier – hier findest Du kurz zusammengefasst

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00:15:13

#61 | Vor- und Nachteile eines digitalen...

OfficeTalk ·

2024/09/18

Wie organisierst Du eigentlich Deine Aufgaben? Arbeitest Du noch mit Haftnotizen, Notizbuch, Stift und Papier? Oder versuchst Du, Deine Aufträge und Aufgaben im Kopf zu behalten und dabei nichts zu vergessen? Versuchst Du gar, Deine Aufgaben mithilfe von E-Mails zu verteilen und den Überblick zu behalten? Glaub mir, ich habe bei der Zusammenarbeit mit meinen Kunden schon so einiges erlebt und auf den ersten Blick hat es oft auch funktioniert.Aber: Ohne ein wirkliches System verliert man

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00:16:08

#60 | Aufgabenmanagement mit MeisterTask

OfficeTalk ·

2024/07/17

Als Selbstständige/r hast Du – genau wie ich – eine gefühlt unendlich lange Liste an To-dos. Zwischendurch noch Kundentermine, Telefonate und der ganz normale Familienwahnsinn. Die Gefahr, hier etwas zu vergessen und den Überblick zu verlieren, ist groß.Du hast sicherlich schon einige Projekt-Management-Tools ausprobiert – natürlich waren die Platzhirsche auch dabei. Allerdings hast Du Dich hier im Klein-Klein verloren, warst überfordert von der Fülle an Möglichkeiten. Und für Deine

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00:13:45

#59 | Wie ein digitales Backoffice aussehen kann

OfficeTalk ·

2024/05/29

In dieser Episode geht es darum, wie man seine Büroorganisation Schritt für Schritt digitalisieren kann. Von der Dokumentenablage, Aufgaben- und Projektmanagement bis hin zur automatisierten Terminbuchung.Du erhältst einen kurzen, knackingen Einblick, was möglich ist und wie es Dir dabei hilft, Deinen Büroalltag entspannter und organisierter zu gestalten. Dazu erfährst Du, welche Software ich jeweils nutze.Viel Spaß beim Zuhören und Umsetzen.PS: Sorry, aber in er Mitte der Episode ist etwas

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00:07:30

#58 | Einblick in meinen Tagesablauf als...

OfficeTalk ·

2024/05/15

Ich war diese Woche viel unterwegs, u.a. auf dem IHK Selbstständigentag 2024 in München. Deshalb gibt es heute einen kurzen und knackigen Einblick in meinen abwechslungsreichen Arbeitsalltag als selbstständige Bürodienstleisterin (wenn ich nicht von einem Termin zum anderen hetze).Viel Spaß beim Zuhören.▶ Den Podcast OfficeTalk findest du hier:🎧 Apple Podcasts: https://apple.co/3BLh8QV🎧 Spotify: https://spoti.fi/2YVOYEo🎧 Deezer: https://deezer.com/show/2455922🎧 Amazon Music:

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00:16:48

#57 | 5 Tipps für ein erfolgreiches virtuelles Team

OfficeTalk ·

2024/05/01

Heute gibt es fünf Impulse für einen erfolgreichen virtuellen Teamaufbau. Denn wenn Du möchtest, dass Dein Unternehmen wächst, wirst Du langfristig nicht über ein Team herumkommen. Die heutigen Themen:Wann lohnt sich der Aufbau eines (virtuellen) Teams?Welche Herausforderungen stellen sich beim Aufbau eines Teams?5 Tipps für eine erfolgreiche virtuelle ZusammenarbeitUnd nun: Viel Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!▶ Den Podcast OfficeTalk findest du hier:🎧 Apple Podcasts:

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00:11:07

#56 | Aufgaben erfolgreich delegieren

OfficeTalk ·

2024/04/17

In dieser Folge beleuchten wir einmal die Vor- und Nachteile des Delegierens, vor allem an einen externen Bürodienstleister. Hierbei spricht Martina um folgende Themen:Was bedeutet Delegieren überhaupt?5 Gründe, warum das Abgeben von Aufgaben und Verantwortung schwerfälltWelche Vorteile hat das Delegieren von Aufgaben an einen externen Dienstleister?Worauf solltest Du beim Delegieren von Aufgaben achten?Und nun: Viel Erfolg beim Delegieren!▶ Den Podcast OfficeTalk findest du hier:🎧 Apple

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00:06:09

#55 | Mein organisiertes Office-Jahr: 5 - Routinen...

OfficeTalk ·

2024/03/25

In dieser Episode spricht Martina kurz und knackig über die Bedeutung von Routinen für die Büroorganisation. Sie gibt wertvolle Tipps, wie man sich effektive Routinen aneignen kann, um Ordnung und Struktur im Büroalltag aufrechtzuerhalten. Außerdem teilt sie praktische Beispiele und betont die Notwendigkeit, Routinen regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.Sie schließt die Miniserie "Mein organisiertes Officejahr" ab und wirft bereits einen Blick auf kommende Themen, wie das Delegieren von

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00:07:44

#54 | Mein organisiertes Office-Jahr: 4 - Aufgaben...

OfficeTalk ·

2024/03/06

In dieser Episode des "Office Talk" Podcasts geht es um das Thema "Aufgaben delegieren". Martina spricht darüber, wie Selbstständige im Homeoffice ihre Aufgaben effektiv verteilen können, um ihren Büroalltag zu optimieren.Sie erklärt, warum es wichtig ist, Aufgaben zu delegieren, wie man den richtigen Dienstleister findet und worauf man bei der Zusammenarbeit achten sollte. Außerdem gibt sie Tipps, wie man sich auf die Delegierung vorbereiten kann und warum es sich lohnt, Aufgaben

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00:06:41

#53 | Mein organisiertes Office-Jahr: 3 - Aufgaben...

OfficeTalk ·

2024/02/21

In dieser Folge der Miniserie "Mein organisiertes Office Jahr" geht es darum, wie du deine Arbeitsabläufe effizienter gestalten kannst - und dies kurz und knackig.Martina gibt wertvolle Tipps, wie du deine Aufgaben und Arbeitsschritte dokumentierst und optimierst. Sie erklärt, wie du Zeit erfassen und Arbeitsabläufe analysieren kannst, um potenzielle Engpässe zu identifizieren und Prozesse zu automatisieren. Zudem betont sie die Bedeutung von Checklisten und Anleitungen, um die eigenen

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00:05:48

#52 | Mein organisiertes Office-Jahr: 2 - Desktop und...

OfficeTalk ·

2024/02/07

In dieser Episode des "Office Talk" Podcasts dreht sich alles um die Organisation deines Computers und deiner Festplatte im Homeoffice.Martina beginnt mit dem Tipp, deinen Desktop übersichtlich zu halten und unnötige Dateien zu entfernen. Sie empfiehlt außerdem ein effizientes Ordnersystem und gibt Ratschläge, wie man Routinen beim Speichern von Dateien entwickeln kann. Freut euch auf praktische Tipps, um euren Arbeitsalltag zu optimieren!▶ Den Podcast OfficeTalk findest du hier:🎧 Apple

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