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PODCAST

OfficeTalk

Martina Lankes - Virtuelles Office Management

Effizienter Büroalltag für Selbstständige – dein Podcast von Martina Lankes, selbstständige Bürodienstleisterin seit 2008. Ich gebe dir kurze, knackige Tipps, damit du mehr Zeit für dich und dein Business hast. Mehr auf bueroservice-lankes.de.

business management

All Episodes

00:12:15

#90 | Klare Strukturen schaffen: So arbeitest du...

OfficeTalk ·

2025/12/10

Du bist überlastet und arbeitest Aufgaben noch "aus dem Kopf heraus"? Ich nehme dich heute mit und zeige dir die Lösung für mehr Struktur und Effizienz: Standard Operating Procedures (SOPs) – das sind einfache Anleitungen und standardisierte Arbeitsabläufe.Ich verrate dir, wie du mit SOPs:Fehler reduzierst und jedem Kunden das gleiche Qualitätserlebnis bietest.Aufgaben leichter delegierst, falls du krank wirst oder Unterstützung brauchst.SOPs einfach erstellst, indem du Videos statt langer

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00:14:34

#89 | 3 einfache Schritte für ein aufgeräumtes...

OfficeTalk ·

2025/11/26

In dieser Episode geht es darum, wie du dein überlastendes E-Mail-Postfach endlich in den Griff bekommst. Erfahre, wie du mit nur drei Schritten die ständige Ablenkung beendest, eine funktionierende E-Mail-Ablage schaffst und mit der wertvolle Zeit zurückgewinnst. Schluss mit dem Gefühl, den E-Mails nur hinterherzulaufen! Finde heraus, wie du mit klaren Routinen und einer einfachen Struktur dauerhaft für Ruhe in deiner digitalen Kommunikation sorgst. Übrigens: Den Business-Struktur-Club

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00:17:43

#88 | 3 goldene Regeln für deine dauerhafte digitale...

OfficeTalk ·

2025/11/12

Das Chaos in deiner digitalen Ablage raubt dir regelmäßig nicht nur Zeit, sondern auch Nerven! Du hast schon Routinen probiert, eine neue Ordnerstruktur gebaut und versucht, das Ganze in den Griff zu bekommen. Aber auf Dauer, da hat nichts gehalten.In dieser Episode erfährst du, warum es nicht an der Methode liegt, sondern an der fehlenden Strategie. erkläre dir die 3 goldenen Regeln für eine digitale Ablagestruktur, die wirklich hält. Finde heraus, wie du Platz schaffst, Routinen

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00:11:21

#87 | 5-Minuten-Routine für deine digitale Ablage

OfficeTalk ·

2025/10/29

Chaos auf dem Desktop, der Download-Ordner quillt über und wichtige Belege sind irgendwo verschwunden? Du hast vielleicht schon eine gute Ordnerstruktur aufgebaut, aber der Alltag und die Menge an physischer Post und E-Mails lassen das Chaos immer wieder Einzug halten. Am Ende suchst du doch wieder nach den Dokumenten, die du konsistent hättest benennen sollen.In dieser Episode zeige ich dir deshalb meine bewährten täglichen und wöchentlichen 5-Minuten-Routinen. Wir schauen uns an, wie du

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00:17:05

#86 | Wieso du als Selbstständige/r deine...

OfficeTalk ·

2025/10/15

Vor ein paar Jahren habe ich das selbst erlebt. Eine neue Kundin kam und wollte zuerst nur ganz wenig, aber dann immer mehr und mehr. Gleichzeitig erhöhten auch andere Kunden ihre Aufträge. Du kennst das ja bestimmt. Wenn einer kommt, dann kommen alle ... Ende vom Lied: Ich habe einfach nur noch gearbeitet, Kundenarbeit gemacht. Aber für Marketing, Newsletter und die strategische Weiterentwicklung, da blieb schlicht keine Zeit mehr.In dieser Episode sprechen wir deshalb über etwas, das für

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00:23:29

#85 | Korrespondenz, Rechnungen und Verträge: Alles...

OfficeTalk ·

2025/10/01

Du verbringst wertvolle Zeit damit, physische Post und digitale Rechnungen in zwei völlig getrennten Systemen zu suchen? Die Ablenkung und der Stress, die der wachsende Stapel auf deinem Schreibtisch verursacht, rauben dir zunehmend den Fokus für dein Business.Dabei ist effizientes Arbeiten keine Frage des Glücks, sondern der richtigen Organisation, Struktur und Routinen.In dieser Episode zeige ich dir, wie du dem Papierberg den Kampf ansagst und alle deine Dokumente (von Verträgen bis zur

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00:16:53

#84 | Strukturierte Kundenbeziehungen mit Seele

OfficeTalk ·

2025/09/17

Du möchtest deinen Kunden das Gefühl geben, dass sie etwas ganz Besonderes sind, aber der stressige Alltag macht dir einen Strich durch die Rechnung? Die spontanen, persönlichen Gesten, die eigentlich den Unterschied machen, geraten im E-Mail-Chaos und unter all den To-Dos schnell in Vergessenheit.Dabei ist echte Kundenbindung keine Frage der Spontanität, sondern der richtigen Struktur.In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit intelligenten, digitalen Systemen die Grundlage für

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00:20:34

#83 | Effizienz mit Herz: Wie digitale Ordnung dein...

OfficeTalk ·

2025/09/03

Herzlichkeit und Effizienz - ein Spagat, der in einem wachsenden Business oft zur Herausforderung wird. Du sehnst dich nach professioneller digitaler Ordnung, möchtest aber gleichzeitig, dass dein Unternehmen persönlich und menschlich bleibt? Du kennst das Gefühl, dass sich Kunden wie eine Nummer fühlen, weil dir die Zeit für das Wesentliche fehlt? Ich kenne diesen Konflikt nur zu gut und habe ihn selbst in meiner Anfangszeit erlebt.In dieser Episode tauchen wir in das Herzstück der

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00:18:52

#82 | Wie du mit einem persönlichen Kunden-Onboarding...

OfficeTalk ·

2025/08/20

Du freust dich über jede neue Buchung oder jeden neuen Auftrag – aber dann geht im Alltag wieder einmal alles drunter und drüber und das erste "Willkommen" besteht oft nur aus einer automatisierten E-Mail? Du hast das Gefühl, dass du nicht die Zeit hast, jedem neuen Kunden die persönliche Aufmerksamkeit zu schenken, die er verdient? Ich kenne das nur zu gut. Am Anfang meiner Selbstständigkeit ging es mir genauso.In dieser Episode zeige ich dir, warum das Kunden-Onboarding so viel mehr ist

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00:22:53

#81 | Dein Dashboard für ein aufgeräumtes Business

OfficeTalk ·

2025/08/06

Fühlst du dich manchmal, als würde dein Kopf platzen – vor lauter To-dos, Projekten und Deadlines? Du springst von einer Aufgabe zur nächsten, suchst verzweifelt nach dem aktuellen Stand oder hast das Gefühl, dass dir wichtige Informationen fehlen? Das Chaos im Kopf ist vorprogrammiert, und der Überblick geht schnell verloren. Das kenne ich aus eigener Erfahrung nur zu gut!In dieser Episode zeige ich dir, warum ein Business-Dashboard für Selbstständige ein absoluter Gamechanger ist. Ich

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00:20:17

#80 | Der Blick von oben: Wie du mit einer...

OfficeTalk ·

2025/07/23

Du kennst das bestimmt: Kundenanfragen bearbeiten, Rechnungen schreiben, Projekte starten. Diese Abläufe sind das Rückgrat deines Business, aber oft fühlen sie sich zermürbend und zeitraubend an. Du hast das Gefühl, du wiederholst dich ständig, suchst nach Informationen oder machst immer wieder die gleichen kleinen Fehler. Der Tag ist voll, aber so richtig vorankommen tust du nicht, weil du im "Machen" stecken bleibst, ohne den Überblick zu haben.In dieser Episode zeige ich dir, warum ein

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00:23:21

#79 | "Nein" ist ein ganzer Satz: Grenzen setzen für...

OfficeTalk ·

2025/07/09

Als Selbstständige im Homeoffice lieben wir Freiheit und Flexibilität. Doch viel zu oft verschwimmen dabei die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben - vor allem, wenn du vielleicht noch (kleine) Kinder hast. Das Ergebnis? Überforderung, ein ständig voller Schreibtisch und das erdrückende Gefühl, nie wirklich fertig zu sein. Deshalb ist es nun Zeit, "nein" zu sagen und Grenzen zu setzen. Für dich, dein Unternehmen und dein Wohlbefinden!Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!Zum

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00:29:59

#78 | Urlaub als Selbstständige/r? Ja, das geht!

OfficeTalk ·

2025/06/25

Der Gedanke an einen wirklich entspannten Urlaub, ganz ohne die ständig wachsende To-Do-Liste im Kopf, scheint für viele Selbstständige oft wie ein unerreichbarer Luxus. Kann ich mein Unternehmen wirklich für ein paar Tage loslassen? Bleibt alles liegen, wenn ich nicht permanent erreichbar bin? Das Gefühl, nie wirklich abschalten zu können, zählt zu den größten Belastungen in der Selbstständigkeit.Doch ich kann dich beruhigen: Ein echter, erholsamer Urlaub ist auch für Selbstständige

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00:24:59

#77 | E-Mail-Flut im Griff: Endlich Klarheit im...

OfficeTalk ·

2025/06/11

E-Mails, Chatmitteilungen, spontane Anrufe – von überall kommen neue Nachrichten und Anfragen. Ohne ein funktionierendes System verlierst du schnell den Überblick und wichtige Informationen gehen in der Flut unter. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven und kann dein Business ausbremsen.Dabei ist eines klar: Effizientes E-Mail-Management entsteht nicht durch Zufall – es braucht Struktur und System.Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!Zum passenden Blogartikel kommst du

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00:26:29

#76 | Aufgabenmanagement "auf Zuruf"? Dein Weg zum...

OfficeTalk ·

2025/05/27

Aufgabenmanagement "auf Zuruf" ist für viele zum Standard geworden. E-Mails, Chatmitteilungen, spontane Anrufe – von überall kommen neue Aufträge und Anfragen. Ohne ein funktionierendes System werden wichtige Aufgaben übersehen, Fristen verpasst und Prioritäten ständig durcheinandergebracht.Dabei ist eines klar: Effizientes Aufgabenmanagement entsteht nicht durch Zufall – es braucht Struktur und System.Und wie das geht, das schauen wir uns heute einmal an.Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören

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00:25:01

#75 | Von Papierbergen zur digitalen Ordnung: Der...

OfficeTalk ·

2025/05/13

Viele Selbstständige und kleine Unternehmen verlieren wahnsinnig viel Zeit durch das Suchen von Dokumenten, aber auch ineffiziente Aufgabenverwaltung. Dabei kann eine digitale Büroorganisation helfen. In dieser Podcast-Episode nehme ich dich deshalb mit und zeige dir Schritt für Schritt, wie du mit der Umstellung beginnen kannst.Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!Zum passenden Blogartikel kommst du

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00:17:43

#74 | Alarmstufe Rot im Büro: So schaffst du schnell...

OfficeTalk ·

2025/04/30

In dieser Episode dreht sich alles darum, wie du akute Büro-Notfälle bewältigst und langfristig für mehr Struktur in deinem Arbeitsalltag sorgst. Wir sprechen darüber, wie du das Chaos auf deinem Schreibtisch zähmst, den Überblick über deine Aufgaben behältst und so Stress reduzierst. Denn eine gute Büroorganisation ist kein Luxus, sondern die Basis für ein erfolgreiches und entspanntes Business.Zum passenden Blogartikel kommst du

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00:16:39

#73 | Gemeinsam zur besseren Büroorganisation für...

OfficeTalk ·

2025/04/09

In dieser Episode von OfficeTalk dreht sich alles darum, wie du als Selbstständige/r deinen Büroalltag besser organisieren und so Stress reduzieren kannst - und zwar, indem du dir Unterstützung holst. Wir sprechen darüber, wie die richtigen Strukturen dir helfen, den Überblick zu behalten und dich auf dein eigentliches Business zu konzentrieren.Zum passenden Blogartikel kommst du hier:https://www.bueroservice-lankes.de/post/73-gemeinsam-bessere-bueroorganisation-selbststaendigeBrauchst du

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00:19:00

#72 | Alles zu viel? Mit Getting Things Done (GTD) zu...

OfficeTalk ·

2025/03/26

In dieser Episode möchte ich mit dir einmal darüber sprechen, wie du mit Getting Things Done deinen Arbeitsalltag organisieren und somit stressfreier und gestalten kannst.Und nun: Viel Spaß beim Zuhören und Umsetzen.-----▶ Den Podcast OfficeTalk findest du hier:🎧 Apple Podcasts: https://apple.co/3BLh8QV🎧 Spotify: https://spoti.fi/2YVOYEo🎧 Deezer: https://deezer.com/show/2455922🎧 Amazon Music: https://amzn.to/2YXofqY-----🌐 Blog-Artikel zur Episode:

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00:13:42

#71 | SeaTable, MeisterTask und Make: Das DreamTeam...

OfficeTalk ·

2025/03/12

In dieser Folge nehme ich dich mit hinter die Kulissen und zeige dir, wie ich als virtuelle Office Managerin mit SeaTable, MeisterTask und Make für mich und mein Unternehmen nutze.Ich jongliere täglich mit Kundenanfragen, Projekten, Content und Buchhaltung – und das alles digital und strukturiert.Du erfährst, wie dieses Dreamteam an Tools auch deine Büroorganisation optimieren und dir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben schenken kann.Und nun: Viel Spaß beim Zuhören und

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